Instytucje publiczne nie powinny zamieszczać w pismach wysyłanych do stron tzw. “rozdzielników” stanowiących imienną, adresową listę innych uczestników postępowania lub adresatów pisma – informuje Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

Instytucje publiczne nie powinny zamieszczać w pismach wysyłanych do stron tzw. “rozdzielników” stanowiących imienną, adresową listę innych uczestników postępowania lub adresatów pisma – informuje Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Wprawdzie przepisy Kpa – informuje na swojej stronie internetwopej GIODO – przewidują dopuszczalność zapoznania się przez stronę w toku postępowania administracyjnego z danymi innych uczestników tego postępowania oraz nakładają na organy administracji publicznej obowiązek należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego, jednakże żaden z przepisów Kpa nie nakazuje umieszczania w korespondencji kierowanej do poszczególnych uczestników toczącego się postępowania, rozdzielnika zawierającego dane osobowe jego wszystkich uczestników. Jedna ze spraw przedstawionych Generalnemu Inspektorowi dotyczyła udostępnienia osobom trzecim danych osoby, która kierując skargę do właściwego wojewody, zainicjowała postępowanie w sprawie dotyczącej legalności budowy, wszczęte przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Wysyłane do Skarżącej w trakcie tego postępowania zawiadomienia o oględzinach zawierały wykaz obejmujący dane osobowe (tj. imię i nazwisko) wszystkich ich adresatów. Generalny Inspektor wskazał, że przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Prawa budowlanego przewidują dopuszczalność przeprowadzenia, w toku postępowania administracyjnego, dowodu z oględzin, jak też określają też sposób przeprowadzenia tego rodzaju dowodu. Natomiast kwestię treści zawiadomienia o oględzinach regulują, ograniczając się do sformułowania wymogu, aby zawierało ono wskazanie miejsca i terminu oględzin. Przepisy nie nakazują natomiast umieszczania w korespondencji kierowanej do poszczególnych uczestników toczącego się postępowania wykazu zawierającego dane osobowe wszystkich pozostałych uczestników tegoż postępowania. Stosowanie takiej praktyki nie znajduje więc wyraźnego oparcia w przepisach obowiązującego prawa. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego, do którego Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wystąpił w tej sprawie przychylił się do twierdzenia, że stosowanie sugerowanej przez Generalnego Inspektora praktyki leży zarówno w interesie urzędu jak i obywateli. Zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych osiągnięcie efektu zapewnienia stronom postępowania administracyjnego realizacji przysługujących im uprawnień (prawa do informacji na temat toczącego się postępowania) jest możliwe w inny sposób, np. poprzez wysyłanie pism (zawiadomień, postanowień, decyzji) bez załączania rozdzielnika otrzymujących je osób, który to wykaz jest ważny przede wszystkim dla organu prowadzącego postępowanie. W przypadku wysyłania pism o zbiorczym charakterze wydaje się zasadne, aby dane osobowe wszystkich adresatów (całe wykazy danych) zamieszczane były na odrębnej karcie (rozdzielniku), pozostającej jedynie w dyspozycji organu, a pisma rozsyłane byłyby następnie indywidualnie do każdej z zainteresowanych osób, bez przesyłania każdej osobie listy imion, nazwisk i adresów pozostałych uczestników postępowania. Wykaz adresatów pozostanie wówczas w aktach sprawy. Przesyłanie pism konkretnym osobom, bez załączania całego wykazu pozostałych adresatów, przyczynia się do pogłębienia zaufania obywateli do instytucji publicznych.

Źródło: www.samorzad.pap.com.pl