Złożenie w Urzędzie wniosku (podania, pisma) w określonej sprawie, przeważnie wymaga złożenia dodatkowych dokumentów niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy. Informacji na ten temat udzieli urzędnik merytorycznej komórki organizacyjnej Urzędu, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Dokumenty winny być dostarczone w odpowiedniej formie – oryginał, kopia, kopia poświadczona notarialnie. W sytuacjach nadzwyczajnych (terminy) dopuszczalne jest przesłanie dokumentu faxem.