Informacje dla podmiotów realizujących świadczenia rodzinne
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej prowadzi postępowania na wniosek:
1) organu właściwego;
2) instytucji właściwej w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego.
WSZCZYNANIE POSTĘPOWANIA NA WNIOSEK ORGANU WŁAŚCIWEGO
Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015r. poz. 114 z późn. zm.) WNIOSEK O USTALENIE PRAWA DO ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH SKŁADANY JEST W URZĘDZIE MIASTA lub GMINY tj.: organie właściwym do realizacji świadczeń rodzinnych (w praktyce jest to Ośrodek Pomocy Społecznej) właściwym ze względu na miejsce zamieszkania osoby uprawnionej – art. 23 ust. 3.
Organ przyjmujący wniosek weryfikuje go dokonując oceny formalnej i ustaleń czy jest prawidłowo wypełniony i kompletny. W przypadku stwierdzenia braków we wniosku zgodnie z art. 24 a ust. 1 ustawy wnioskodawca wzywany jest do poprawienia lub uzupełnienia wniosku w ciągu 14 dni od daty otrzymania wezwania lub gdy wniosek zostanie złożony bez wymaganych dokumentów (art. 24 a ust. 2 ustawy) należy przyjąć wniosek i wezwać osobę do uzupełnienia brakujących dokumentów w terminie od 14 do 30 dni od daty wezwania – co wydłuża okres załatwienia sprawy.
W przypadkach, o których mowa w art. 23a ust. 1 ustawy:
a) gdy organ właściwy nie wydał jeszcze rozstrzygnięcia sprawy, zaś zgromadzona dokumentacja pozwala na jednoznaczne ustalenie, że członek rodziny osoby uprawnionej do świadczeń rodzinnych przebywa poza granicami Polski w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i nie zachodzą przesłanki negatywne, o których mowa w art. 23a ust 2a ustawy, organ właściwy przekazuje Marszałkowi Województwa, wniosek strony wraz z kompletem dokumentów (przekazanie oryginału wniosku wraz z niezbędnymi dokumentami do „ustalenia koordynacji” do ROPS).
• W przypadku, gdy Marszałek Województwa ustali, że mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, wydaje decyzję zgodnie z art. 21 ustawy o świadczeniach rodzinnych.
W przypadkach, o których mowa w art. 23a ust. 2 ustawy, tj. po ustaleniu przez organ faktu wyjazdu członka rodziny do państwa, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, które nastąpiło po wydaniu przez organ właściwy decyzji przyznającej świadczenia rodzinne i stwierdzeniu, że w przedmiotowej sprawie nie zachodzą przesłanki negatywne, o których mowa w art. 23a ust 2a ustawy, organ właściwy występuje do Marszałka o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (przekazanie kserokopii wniosku wraz z dokumentami niezbędnymi do „ustalenia koordynacji” do ROPS – tylko za okres zatrudnienia/zamieszkania członka rodziny w innym państwie członkowskim).
• Organ właściwy nie ma podstaw do wstrzymania z urzędu wypłaty świadczeń rodzinnych w przypadku informacji o zatrudnieniu/zamieszkaniu członka rodziny w innym państwie członkowskim. Można wstrzymać wypłatę świadczeń do czasu wyjaśnienia sprawy jedynie na podstawie pisemnego wniosku strony. Wstrzymanie wypłaty w takiej sytuacji jest tylko czynnością materialno-techniczną, nie ma tu podstaw do wydawania jakiejkolwiek decyzji.
• W przypadku, gdy Marszałek Województwa ustali, że mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ właściwy uchyla decyzję przyznającą świadczenia rodzinne od dnia, w którym mają zastosowanie ww. przepisy (organ właściwy przesyła oryginał wniosku wraz z dokumentacją oraz uchyloną decyzją za zwrotnym potwierdzeniem odbioru przez wnioskodawcę).
• Po otrzymaniu prawomocnej decyzji uchylającej Marszałek Województwa wydaje decyzję w sprawie świadczeń rodzinnych zgodnie z art. 21 od dnia, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
W przypadku, gdy Marszałek Województwa ustali, że w sprawie nie mają zastosowania przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, przekazuje sprawę organowi właściwemu w celu ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych.
Podstawą wystąpienia do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej z zapytaniem czy w danej sprawie zachodzi element koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego jest ustalenie, że członek rodziny osoby ubiegającej się o świadczenia rodzinne w Polsce, w okresie ubiegania się o w/w świadczenia, podlega zatrudnieniu/zamieszkaniu na terenie jednego z krajów UE, EOG lub Szwajcarii.
W celu usprawnienia wymiany informacji pomiędzy organami właściwym do realizacji świadczeń rodzinnych w gminach a Urzędem Marszałkowskim Województwa Świętokrzyskiego w Kielcach – Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej oraz ujednolicenia procedur postępowania wynikających z art. 23a ustawy o świadczeniach rodzinnych konieczne jest dołączenie do wniosku (bądź pisma) dotyczącego ustalenia okresu podlegania przepisom o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego następujących dokumentów:
- zaświadczenia pracodawcy o okresach zatrudnienia oraz o odprowadzaniu składek na ubezpieczenie społeczne,
- kserokopii umowy o pracę (wszystkie umowy),
- innych dokumentów świadczących o zatrudnieniu za granicą RP (np. dokument dot. rozpoczęcia działalności gospodarczej, dot. pobierania zasiłku dla bezrobotnych, dot. pobierania świadczeń emerytalnych lub rentowych),
- dot. ubezpieczenia emerytalno-rentowego za granicą RP:
– w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą w Niemczech przed 1 maja 2010r.,
– w przypadku osób oddelegowanych do pracy w innym państwie członkowskim po 1 maja 2010r. (druk A1),
- oświadczenia pod odpowiedzialnością karną o okresach zatrudnienia za granicą oraz o miejscu odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne z tego tytułu (wskazane w oświadczeniu okresy powinny pokrywać się z przedłożonymi dokumentami potwierdzającymi aktywność zawodową);
- kserokopii aktów urodzenia dzieci (ze względu na potwierdzenie czy ww. przepisy obejmują wskazane dziecko i od kiedy),
- kserokopii aktu małżeństwa (w wielu przypadkach data zawarcia związku małżeńskiego ma istotny wpływ na ustalenie daty koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego),
- informacji na temat pobieranych świadczeń rodzinnych począwszy od 1 maja 2004r.,
- oświadczenia/zaświadczenia członka rodziny o zamieszkiwaniu w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii wraz z adresem zamieszkania.
Dokumenty wystawione przez instytucje lub pracodawców zagranicznych, mogą być przedkładane w każdym języku urzędowym Unii Europejskiej, bez konieczności tłumaczenia. Jednakże złożenie dokumentu przetłumaczonego na język polski, znacznie ułatwia prowadzenie postępowania i skraca okres do wydania rozstrzygnięcia w sprawie.
W przypadku, gdy tut. Organ ustali, że w danej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, wówczas organ właściwy winien przekazać:
- oryginał wniosku wraz z pozostałym materiałem dowodowym,
- dokumenty wskazujące na wysokość dochodów osiągniętych przez członka rodziny za granicą:
a) w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy – w przypadku, gdy aktywność zawodowa za granicą rozpoczęła się w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy (np. jeżeli wniosek dotyczy okresu zasiłkowego 2012/2013, należy udokumentować dochód osiągnięty za granicą za rok 2011 itd.);
b) za pierwszy pełny przepracowany miesiąc, w przypadku, gdy aktywność zawodowa za granicą rozpoczęła się po upływie roku kalendarzowego poprzedzającego okres zasiłkowy lub z miesiąca następującego po miesiącu w którym dochód został osiągnięty, w przypadku wniosku złożonego po 01.01.2012 roku.
- dokumenty dot. sytuacji zawodowej rodzica przybywającego na terenie Polski za okres w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (zaświadczenie pracodawcy o okresach zatrudnienia, zaświadczenie o wpisie do rejestru działalności gospodarczej, zaświadczenie z KRUS o okresach i charakterze podlegania ubezpieczeniu społecznemu (rolnik, domownik itp.), decyzja o ustaleniu uprawnień emerytalnych albo rentowych itp.).
Zgodnie z przepisami prawa wspólnotowego aktywnością zawodową jest:
a) faktyczne wykonywanie pracy za wynagrodzeniem, tzw. „praca najemna”;
b) prowadzenie działalności gospodarczej;
c) czasowe zawieszenie wykonywania pracy bądź działalności gospodarczej z powodu macierzyństwa, wypadku przy pracy, choroby zawodowej lub bezrobocia – o ile w związku z tymi zdarzeniami wypłacane jest wynagrodzenia lub świadczenia (z wyłączeniem rent i emerytur), płatnego urlopu, strajku lub lokautu lub bezpłatnego urlopu na wychowywanie dziecka, tak długo jak urlop ten uważany jest za wykonywanie pracy.
W związku z realizacją rządowego programu wspierania osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne pomoc, o której mowa w rozporządzeniach Rady Ministrów, podlega przepisom o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i organem właściwym do wydawania decyzji jest Marszałek Województwa/ROPS.
Ponadto przypominamy, iż:
- W związku z wejściem w życie z dniem 1 maja 2010 r. rozporządzenia 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. z zakresu przedmiotowego przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego wyłączone zostało świadczenie z funduszu alimentacyjnego. Oznacza to , że od dnia 1 maja 2010 r. wnioski o w/w świadczenie są rozpatrywane wyłącznie w oparciu o ustawodawstwo polskie czyli przez organy właściwe (wójta, burmistrza lub prezydenta miasta na podstawie ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów ( Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7, z późn. zm.).
- Na podstawie Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej L177 z dnia 4 lipca 2008 roku Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 592/2008 zmieniającego Rozporządzenie Rady (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz. Urz. WE L 149 z 05.07.1971, str. 2, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 5, t. 1, str. 35, z późn. zm.) jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia dziecka od dnia 7 lipca 2008 roku nie wchodzi w zakres przedmiotowy koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Oznacza to, że wnioski o w/w świadczenie rozpatrywane są wyłącznie w oparciu o ustawodawstwo polskie.
- Przepisom o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego podlegają również pracownicy delegowani po 1 maja 2010 r. do pracy w innym państwie członkowskim. Zgodnie z art. 12 ust.1 rozporządzenia nr 883/2004 osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy (normalnie prowadzącym tam swą działalność), a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania tam pracy w jego imieniu, w dalszym ciągu podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy, a osoba ta nie została wysłana w celu zastąpienia innej delegowanej osoby.
Procedura postępowania w sprawie świadczeń rodzinnych objętych koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego przedstawiona przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej: