Elektroniczny system obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny zapewniający pełną automatyzację obiegu informacji wewnątrz i na zewnątrz urzędu. Podstawowym zadaniem systemu jest zapewnienie właściwego przepływu dokumentów między stanowiskami poszczególnych osób uczestniczących w procesie podejmowania decyzji administracyjnych, wydawania opinii itd. System umożliwia  magazynowanie i archiwizację formularzy elektronicznych oraz dokumentów tradycyjnych w postaci cyfrowej oraz monitorowanie trwających procesów, kontrolę ich historii i szybkie przeszukiwanie archiwów dokumentowych. Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala na szybkie osiągnięcie znaczących korzyści zarówno wewnątrz urzędu, jak i w relacji urząd-obywatel.

Pozostałe instytucje wchodzące w skład uczestników projektu również poprawią poziom obsługi obywateli przez zastosowanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych.

Ważnym elementem elektronicznego systemu obiegu dokumentów jest podpis elektroniczny.

Podpisem elektronicznym nazywamy zaszyfrowane dane, które wraz z dokumentami w postaci elektronicznej służą do identyfikacji osoby składającej podpis. Podpis taki jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej go i jest powiązany z dokumentem, do którego został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokumentu jest rozpoznawalna. Podpisem elektronicznym można podpisywać wiadomości e-mail lub inne dokumenty w postaci elektronicznej, np. pliki tekstowe.

Portal województwa „Wrota Świętokrzyskie”

Najszybszą formą zdobycia wiedzy na określony temat jest Internet. Standardem jest równoległe istnienie i działanie podmiotów gospodarczych w rzeczywistości i w Internecie, w postaci stron informacyjnych, portali, sklepów i innych świadczonych usług.

Aby obszar województwa świętokrzyskiego był konkurencyjny względem innych w strefie kontaktu z podmiotami gospodarczymi, musi dostosować się do standardów przekazywania informacji i zarządzania nią. Trwają działania, które mają na celu stworzenie „elektronicznego okna” dającego dostęp do urzędów administracji samorządowej przez Internet. W tym przypadku jest to portal internetowy województwa.

Portal „Wrota Świętokrzyskie” ma za zadanie kompleksowo zaopatrywać inwestorów i przedsiębiorców w informacje potrzebne do podejmowania lub wykonywania działalności gospodarczej. Z tych samych udogodnień powinni mieć możliwość korzystania mieszkańcy regionu w zakresie pozyskiwania i wymiany informacji istotnych z ich punktu widzenia. Portal informacyjny będzie źródłem aktualnych, łatwo dostępnych informacji w wybranych dziedzinach, takich jak np. gospodarka, zdrowie, pomoc społeczna, edukacja, sport, czy turystyka. Obsługa obywateli przez Internet jest więc również ważna dla administracji, jak i szkół wyższych oraz jednostek ochrony zdrowia, aby sprostać wyzwaniom współczesnego życia.