Samorządy mają spore opóźnienia związane z wdrożeniem dokumentu elektronicznego. Wiele urzędów nie odpowiada wogóle na złożone drogą elektroniczną pisma. Co mogą zrobić, aby poprawić tę sytuację, radzi Marcin Fijałkowski, specjalista z Ministerstwa Gospodarki.

 Podpis elektroniczny w Polsce (m.in. w bankowości) funkcjonuje od czternastu lat. Ogólnokrajowa infrastruktura i bezpieczny podpis elektroniczny są dostępne od 2003 r. Jednak zbyt długie prace nad przepisami z zakresu informatyzacji spowodowały, że urzędy mają wciąż wiele do nadrobienia.

 “Przewlekłość prac nad ustawą o informatyzacji – uchwaloną w lutym 2005 roku – i wydaniem rozporządzeń do tej ustawy przez kolejne wiele miesięcy spowodowała, że nie były określone dostatecznie wymogi dla dokumentów elektronicznych, warunki organizacyjno-techniczne ich doręczania, w tym wymogi dla elektronicznej skrzynki podawczej oraz systemów informatycznych administracji publicznej. Spowodowało to opóźnienia w urzędach wdrożeń. ” – powiedział Marcin Fijałkowski, główny specjalista w Departamencie Regulacji Gospodarczych w Ministerstwie Gospodarki.

 Szansą na poprawę sytuacji jest Elektroniczna Platforma Usług Publicznych (ePUAP), która od kwietnia udostępni urzędom bezpłatną usługę elektronicznej skrzynki podawczej.

  Jako główny na chwilę obecną problem, pracownik Ministerstwa Gospodarki wskazał brak wdrożenia w znacznej części urzędów elektronicznej skrzynki podawczej i nieufność do składanych drogą elektroniczną dokumentów.

 “Nawet jeśli urzędy posiadają elektroniczne skrzynki podawcze i wydają przewidziane prawem urzędowe poświadczenia odbioru, to częstokroć podpisane elektronicznie pismo jest następnie po prostu drukowane i wpuszczane w obieg papierowy. Tylko niewielka część urzędów działa w oparciu systemy elektronicznego obiegu dokumentów”- podkreślił.

 Wiele urzędów nie próbuje sobie nawet stawiać pytań o elektronizację obiegu dokumentów oraz zapewnienie repozytorium dokumentów. Zdaniem specjalisty rozwiązanie takie jest nieefektywne, anachroniczne i nie prowadzi do przyspieszenia pracy urzędów.

 Poza tym, nie jest też pewne, czy urzędy dochowują należytej staranności w zakresie weryfikacji podpisu elektronicznego w momencie wpływu dokumentu do urzędu. Wiele urzędów, w tym urzędów gmin, nie odpowiada na złożone drogą elektroniczną pisma.

 Jak zaznacza Marcin Fijałkowski, nie jest również pewne, czy wszystkie urzędy przestrzegają obowiązujących od dłuższego czasu znowelizowanych przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, które obligują do przyjmowania podpisanych elektronicznie podań oraz rozpatrywania złożonych drogą elektroniczną skarg i wniosków. Na żądanie petenta konieczne jest wydawanie urzędowych poświadczeń odbioru. Od 1 maja bieżącego roku dojdzie również wymóg umożliwienia składania tą drogą wszelkich formularzy.

 W zgodnej ocenie Ministerstwa oraz podmiotów certyfikujących podpis elektroniczny jako bariera w dostępie do urzędu jest w znacznej mierze mitem i typowym uzasadnieniem braku podejmowania działań.

 “Pewne niedogodności dla administracji wynikają z tego, że istnieje wielość rozwiązań w Unii Europejskiej a istnieje prawny wymóg wzajemnego uznawania certyfikatów kwalifikowanych. Obowiązek prawny wyprzedził w tym przypadku stan rozwoju technologii i na dzień dzisiejszy nie ma automatycznych metod weryfikacji podpisów z innych państw członkowskich” – podkreślił Marcin Fijałkowski. Dodał jednak, że przynajmniej jeden z podmiotów kwalifikowanych w naszym kraju oraz właściwe gremia Komisji Europejskiej pracują nad zaproponowaniem uniwersalnego rozwiązania technicznego.

 Wprawdzie istnieją w Polsce serwerowe rozwiązania dla weryfikacji podpisów elektronicznych od wszystkich trzech podmiotów kwalifikowanych wpisanych do rejestru Ministra Gospodarki, niemniej petenci nie mają obowiązku kupowania “krajowych” certyfikatów do składania e-podpisu. Urzędy będą więc musiały weryfikować również podpisy elektroniczne z innych państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

 W ramach dobrych praktyk samorządy powinny przeprowadzać audyt wewnętrzny w zakresie spełnienia wymogów dla systemów do obsługi dokumentów elektronicznych w urzędzie – radzi nasz rozmówca. W internecie dostępne są (m.in. na stronach stowarzyszenia PEMI) listy tego typu wymogów, które znacznie wykraczają poza kwestie podpisu elektronicznego.

 Dużym zasobem doświadczeń z przeprowadzonych już wdrożeń e-podpisu dysponują kwalifikowane podmioty świadczące usługi certyfikacyjne. W chwili obecnej do rejestru Ministra Gospodarki (http://www.nccert.pl) wpisane są trzy podmioty (KIR, PWPW, Unizeto Technologies), które chętnie udzielają wszelkich dodatkowych informacji. Ewentualnych wyjaśnień aktów normatywnych można też poszukiwać zgodnie z właściwością w MSWIA, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Ministerstwie Gospodarki.

 Urzędy powinny zamieszczać na stronie internetowej, w tym zwłaszcza w Biuletynie Informacji Publicznej, nie tylko elektroniczną skrzynkę podawczą przystosowaną do odbioru formularzy, ale również ogólny adres e-mail do kierowania korespondencji elektronicznej. “W obu przypadkach na żądanie wnioskodawcy powinny być wydawane urzędowe poświadczenia odbioru. Pracownicy odpowiedzialni za obsługę skrzynki urzędu powinni zostać zobligowani do monitorowania z określoną częstotliwością skrzynki urzędu oraz weryfikowania e-podpisu przed nadawaniem dalszego biegu dokumentom. Nie jest wskazane udostępnienie wyłącznie elektronicznej skrzynki podawczej, gdyż niektóre narzędzia tego rodzaju mogą w chwili obecnej uniemożliwić wprowadzenie dokumentów podpisanych z użyciem certyfikatów z zagranicy” – wyjaśnia specjalista.

 Zakup zestawów do składania bezpiecznych podpisów elektronicznych to wydatek łącznie z opodatkowaniem rzędu około 400 zł w każdym z podmiotów kwalifikowanych wpisanych do rejestru Ministra Gospodarki.

 Kwota ta w pierwszym roku związana jest z koniecznością zakupienia bezpiecznego urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Zależnie od długości okresu ważności certyfikatu, po roku lub dwóch latach trzeba dokonać odnowienia certyfikatu, co kosztuje już tylko 90-130 zł. Analogiczne pod względem bezpieczeństwa zestawy z 5-letnimi certyfikatami w Belgii kosztują około 311 Euro.

 W Polsce nie ma obecnie elektronicznych dowodów tożsamości, które byłyby jednocześnie bezpiecznym urządzeniem do składania e-podpisu. “Usługi certyfikacyjne mają charakter komercyjny i nie są świadczone przez państwo lub refundowane w jakikolwiek sposób. Podobnie jak w przypadku zakupu kasy fiskalnej czy tachografu cyfrowego, trzeba ponieść określone nakłady na zakup certyfikatu, aplikacji podpisującej (lub wielopodpisującej) i bezpiecznego urządzenia do składania e-podpisu” – powiedział Marcin Fijałkowski.

 Dodał, że w przypadku urzędów nie ma konieczności instalacji podpisu na każdym stanowisku pracy, gdyż będą one potrzebne głównie na stanowiskach decyzyjnych i odpowiedzialnych za korespondencję wychodzącą.

 Źródło: www.samorzad.pap.com.pl